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新聞發布會詳解

發布時間:2012-02-23   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.wanlidabz.cn

新聞發布會議包括記者招待會、新聞發布會、酒會等多種形式。一般來說,酒會更自由、隨意一些,非正式一些,氣氛也相對輕松一些,它可以單獨召開,也可以附屬于其它形式,比如,有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的,以“答記者問”為主要特色。另外,新聞發布會由公關負責人執行即可,而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中,最為常見的是新聞發布會。因此我們重點來探討它。為了使說明更具體,我們先來假設一個案例,然后結合此案例來談:

國內A生物制藥企業研制出一種“艾滋病疫苗”和艾滋病治療新藥“艾而必妥”。該疫苗可以采用注射,也可以采用口服的方式植入人體,植入人體后,三天內即充分產生“抗體”。在被注射人通過各種傳播途徑接觸HIV病毒時,“抗體”將自動發揮免疫功能。而艾滋病治療新藥“艾而必妥”則可控制病情,逐步達到治療(尚不能根治,根治藥品正在進一步研究中)的效果。其有效性得到藥品管理部門認可,并獲得專利。

A企業準備在國內大規模上市該藥品,下一步在國外尋找總代理商,為此他們準備在北京召開發布會。因為該產品填補了國內的空白,而且也走在世界醫藥技術的前沿,因此,企業決定花大力氣作好本次新聞發布會。

信息發布的目標受眾為:國內藥品、醫療行業、成年一般公眾,國外公眾只是兼及。

擬邀請對象:新聞媒體;衛生醫藥管理部門官員、專家;藥品經銷商、患者代表或關心該事業的知名人士。

發布會規模:新聞媒體90家(約100人),有關官員專家25人,經銷商40人,患者代表3人,知名人士2人。

現在你是國內部分的新聞發布會總策劃、總協調,你將如何著手組織?有哪些步驟,注意哪些要點?

新聞發布會涉及到的事情大同小異,一般來說,包括這幾大部分:

1、 活動策劃與主題確定

2、 節目策劃與議程安排

3、 資料準備

4、 與會人員邀請、溝通與確定

5、 時間、場地落實與場景布置

6、 產品展示、演示與信息發布

7、 現場氣氛控制

本案例的參加人數不足200人,應屬于中小型的發布會?,F在我們來討論怎么樣一步一步把它做好。

一、 清楚此次發布會所要達成的目標,發布會的類型,以確定其規格、方向和基本風格。
本次發布會主要目的是通過新聞媒體向衛生醫療界、公眾傳達企業新產品信息,傳達企業技術領先的形象,以及“促進人類健康”的品牌形象。發布會的類型屬于信息發布,規格應當較高。因為是企業的信息發布,因此,不同于政治性強的會議,基本風格不應太嚴肅,正式規范中有活潑。

二、 成立籌委會,組織相關的人員,確定組織、人員保障。

一個發布會牽涉到方方面面,各項工作相互鏈接,相互聯系,彼此交叉,必須統籌安排,多管齊下,同時進行,僅憑一己之力,殊難完成。組織、溝通和協調非常重要。

從這個發布會來看,主要的工作可以分為幾大塊:活動策劃與資料準備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體的邀請與溝通、經銷商的邀請與溝通、產品講解與展示、后勤與會務、現場布置等,建立組織應該按照事情而定。

建立組織的原則:一是“專業原則”,專業的人做專業的事,知人善任。比如,經銷商的溝通,市場銷售部門是對口部門。其中,專家、官員溝通一般要公關負責人、企業高層出面,不另設組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關部門人員的專業特長,故新聞界的溝通也不另設組;二是“平衡原則”,因事設組,每個組的工作量相對平衡;三是“分工原則”,分工應該明確,職責分明,以防止互相推委的現象,另外,隸屬分工和橫向協作都要明確;四是“扁平原則”,一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結構,但在中型的活動中,不宜層級大多,以保證靈活機動,人員不要太多,精干、高效為要;五是“制度原則”,盡管是臨時性組織,但一旦加入組織機構,人員就應受規章制度的約束。

以下是建立機構的一種辦法:

一個發布會牽涉到各個部門,一般來說,公司高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層,甚至于最高領導人會有些講話和表態。在整個活動中,相關部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突,贏得各個部門的理解和支持很重要。

籌辦新聞發布會,牽扯的精力和時間比較多,有條件的企業可以請專業的公關公司代理。

三、 確定時間、流程與目標管理,并做好反饋、調整。

時間的控制,一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地,一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些,保證后面有時間來調整,調配,完善。

流程管理是指在活動中,整個活動是一個系統工程,各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在該活動中,主題內容、意義確定才能確定議程、規格,規模、規格確定才能確定人數,人數確定才能落實場地,場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識,便于找出工作的關鍵點、重點、難點,一般以程序框圖表現。  四、 活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內容:

1、 會議議程策劃安排

大多數發布會整個過程就是講話,念稿件,例行演示。實際上,盡管發布會是一個正式的會議,但可以做得更活躍一些,尤其是會議的開幕。

從產品的屬性來看,常規的唱歌跳舞之類顯然不太適合,但是,能夠以一個因捐血而感染艾滋病的母女倆的戲劇性經歷編寫一段話劇或小品作為開幕,自動引入正題,顯然會別開生面一些,而且不會破壞整個發布會的風格。

在會議議程安排時,注意緊湊、連貫,從實踐來看,一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發言的時間,演講稿件字數應該控制在把問題講清楚的長度,不宜太長,也不宜太短,實踐中,15分鐘到20分鐘之間比較合適。

2、 主題策劃

發布會的主題,可以有多種取法,常見的是在主題中直接出現“XXX發布會”字樣,也有的有一個大的主題,下面為正題,也有兩者的結合。比如此次發布會可以有這三種形式:

(1)、A企業艾滋病防治新藥上市新聞發布會

(2)、“讓人類遠離艾滋病”

——A企業艾滋病防治新藥上市新聞發布會

(3)、“A企業•遠離艾滋病”新產品上市新聞發布會

主題將出現在現場的背景板中,傳播媒體也將高頻率地提到,因此應以簡潔、上口為要,字數一般不宜太多。

另外,按照國家新聞出版有關部門的規定,凡是主題中有“新聞”字樣的發布會,須經國家新聞出版部門的審批。一般來說,實踐中,很多企業略去“新聞”字樣,采用其它稱法。

這樣,整個發布會可以虛擬簡單議程如下:

“A企業•遠離艾滋病”新產品上市新聞發布會

議  程  表

地點:北京國際會議中心X樓XX廳

時間:XX年9月15日(星期X)

上午9:30—11:30

9:00—9:15 公司專題介紹片放映

9:15—9:30 小型話劇

9:30—9:35 主持人宣布會議開始、 來賓介紹

9:35—9:50 總裁致辭

9:50—10:10 新產品介紹

11:00—11:30 答記者問

11:30 主持人宣布會議閉幕

五、 確定參會人員。

確定參會人員是一項很重要的工作,也是一個變化較多的因素,而它的變化將影響到整個發布會的規格與規模,進而影響發布會的各個因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影響規格,或者方便起見,會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行,或者時間調整等。因此,這是總協調工作控制的“關鍵點”,宜重點來抓。

參會人員的選擇上,服務發布內容需要的原則,選擇相關性強的人員參加。一般來說,官員都選擇講話較有份量的人物,而專家則是在該領域有建樹或名氣大的人。本次發布會官員、專家主要是衛生、醫藥界、質量監督、工商管理、行業協會、學術機構人士。

患者代表是一個難題,醫院對艾滋病患者有平等對待及保密的義務,由于觀念上的原因,能夠公開出席會議的少,不過,也是可以找到的,但要征得他們的同意。另外,有些國外的球星、影星也已公開是HIV的感染者,可以設法和他們聯系。

知名人士,對艾滋病宣傳抱有熱情的濮存晰可以考慮,設法與他的經紀人取得聯系,并落實他的時間。

新聞記者則是發布會的重頭,一般來說,先造一份擬邀請的名單,提前一周時間發出邀請函,然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統計工作。本次發布會媒體大約分為四部分:日報型的政府媒體,晚報、都市報等大眾媒體,醫療衛生專業媒體,國際性或海外媒體。

六、 擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本,供策劃活動用。一般來說,會議核心成員才提供。
具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司,指導整個活動的具體操作,一般比較詳細,具體到每一個人每一步,甚至具體到胸卡的內容,時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

七、新聞通稿及相關資料準備

提供給媒體的資料,一般以廣告手提袋或文件袋的形式,整理妥當,按順序擺放,再在新聞發布會前發放給新聞媒體,順序依次為:

1、會議議程

2、新聞通稿

3、演講發言稿

4、公司宣傳冊

5、 有關圖片

6、 紀念品(或紀念品領用券)

7、 企業新聞負責人名片(新聞發布后進一步采訪、新聞發表后寄達聯絡)

新聞通稿包括如下:

1、消息稿。字數較短,一般在1000字以內,發布起來快,有的媒體在發布會結束不到一小時就已經出版。有人喻之為“短槍”。

2、通訊稿。篇幅較長,內容充實,一般是深度分析,重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。

消息一般是一篇即可,通訊稿則可以從不同角度提供多篇,也可以以答記者問的形式表現。有人喻之為“長矛”。

3、背景材料。

4、圖片資料。

以上資料一般以書面形式提供,也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。

5、重要發言。對新聞記者有用的發言稿。比如,企業最高負責人的發言,技術、營銷分管領導的發言等,有些有新聞價值的代表的發言也可以列入新聞記者的資料中,但是以對記者報道有益為標準。

6、公司宣傳冊。

7、參會重要人物、知名人士材料。

八、 時間選擇與場地落實、現場布置。

時間選擇在新聞策劃中是一種藝術,發布時機選擇不同,效果迥異。

企業發布會有時要避開重大的事件、會議,比如“兩會期間”版面較緊張,記者也大多有安排,時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機,比如相關性大的時候,起到借勢的效果。

比如這次發布會可以選擇在“國際艾滋病宣傳日”,這將起到很好的效果。當然,還要結合企業本身的情況,值不值得等這一時機?來不來得及?有沒有必要?整體分析后作出決策。

另外,在時間上,一般選擇人們容易記起的日子,如節日,一月之月初、月末,也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日,可以考慮在下午進行。

場地的選擇上,一般綜合考慮以下幾點:

一是品位與風格。

場地可以選擇戶外,也可以選擇在室內,但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。

酒店有不同的星級,從此次發布會來看,選擇五星級或四星級是可以的。

另外,非正式的會議,或離自然、健康較近的產品屬性,可以選擇在避暑山莊等地召開。

酒店也有不同的風格,不同的定位,比如人民大會堂、釣魚臺國賓館政治性較強些,凱賓斯基、希爾頓則德、美的風格強一些,有些則體育性質強些,如亞運村或奧林匹克。選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。

二是實用性與經濟性。

會議廳容納人數?主席臺的大???投影設備、電源?布景、胸部麥克風、遠程麥克風?相關服務如何?

住宿、酒品、食物、飲料的提供?

價錢是否合理?有沒有空間的浪費?

等等,這些都要考慮。

三是方便性。

離主要媒體、重要人物的遠近,交通是否便利,泊車是否方便?

現場布置,含以下幾項主要內容:

1、背景布置。主題背景板,內容含主題、會議日期,有的會寫上召開城市,顏色、字體注意美觀大方,顏色可以企業VI為基準。

2、 酒店外圍布置,如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等,各個酒店有所不同,有的允許,有的不允許。

3、 席位擺放。

擺放方式:發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放,有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過,現在很多會議采用主席臺只有主持人位和發言席,貴賓坐于下面的第一排的方式。

擺放原則:“職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠后”。

本次發布會可以這樣排放位置:

(1)一、二排:貴賓與企業領導,地位越高者趨于中間和前面,人員多時可考慮兩排,最邊上的位置空出。必要時有席卡,注明貴賓與企業領導的姓名,有時帶單位與職務。

(2)三排以下若干排:記者席,電視記者盡量安排在前,通道邊上,攝像機可正對主席臺,也可以對下面的會場進行掃描。

(3)再次為經銷商席位。

(4)公司一般人員及旁聽席。

注意席位的預留,一般在后面會準備一些無桌子的坐席。

4、相關設備在發布會前要反復調試,保證不出故障。

5、簽到與迎接:一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌,一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。

一般會議會要求與會者留下名片,準備好“請賜名片”盒。

九、 現場控制。

現場控制是體現總協調人應變能力的一環,事實上,一個好的協調人會將工作做在前面:首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓,事前做一些排練。從實踐來看,現場的突變往往是因為溝通不暢,考慮不周,以及禮節上的巰忽。應該重點重視這些方面;其次,要在事前準備好備選方案;再次,注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

對于前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通,對于前來的記者,應該一視同仁,不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。

在氣氛的控制上,總協調人處于一個平衡的“重心”上,氣氛輕松活潑,與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人,如果是自己主持則會好一些,但往往是分身乏術,因此在發布會中,需要提前安排好一些事情,事先要與主持充分溝通,讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。

在產品的演示講解過程中,可以用一些現代科技手段,結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等,以助與會者的理解。

答記者問上,一般來說,由一位主答人負責回答,必要時,如涉及到專業性強的問題,由他人輔助。

在國內,大多數記者不會提惡意刁難的問題,有時連善意刁難的問題都少涉及到,往往覺得太不精彩。事實上,提問能夠反映記者對會議內容理解、把握的廣度和深度,是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關心的“點”,更有助于傳播。

發布會前一般會準備記者答問備忘提綱,并在事先取得一致意見,尤其是主答和輔助答問者要取得共識。
  在發布會的過程中,對于記者的提問應該認真作答,對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止,對于涉及到企業秘密的問題,有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密,一般來說,記者也可以理解,有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題,可以先簡單答出要點,邀請其在會后探討。
  整個會議應有正式的結尾。本次發布會安排在11:30結束,則應該有午間酒會或自助宴會等,在會議結束時,由主持人通知時間與地點。
  發布會后,宴會前,一般在貴賓室安排更深入的采訪。
  
      值得說明的是,新聞發布會千頭萬緒,方法也盡有不同,尚有諸多細節不能在此反映,這只是方法的一種,更多的還待讀者在實踐中體會。
 

參考資料:

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